Volledig scherm
Foto ter illustratie. Het werk van ondersteunend personeel is de afgelopen jaren drastisch veranderd. © Shutterstock

Secretaresse heet allang geen secretaresse meer én heeft minimaal hbo

De ouderwetse secretaresse - die in steno notuleert, stapels kopieën maakt en koffie rondbrengt – is anno 2019 zo goed als uitgestorven. De moderne assistent is de steun en toeverlaat van de manager. Werkgevers zijn daarom veeleisender dan ooit. ‘Ze vragen tegenwoordig minimaal hbo-niveau. Soms liever nog wo.’

Als moderne ondersteuner van management of directie ben je de spil in de organisatie. Je houdt agenda en inbox haarscherp in de gaten, functioneert als universele vraagbaak en blust brandjes het liefst nog voor ze zijn ontstaan. Alles om de manager of directeur te ontzorgen.

Het vak is enorm veranderd, ziet Fons Scheltema van Assistant2, een bureau dat ondersteunend personeel koppelt aan werkgevers. Zo’n 12.000 namen heeft het bedrijf in de kaartenbak. ,,De term secretaresse gebruiken we allang niet meer. Dat is ouwe meuk. Het is allang hetzelfde werk niet meer’’, zegt hij. ,,Met de komst van de computer zijn organisaties platter geworden en zijn managers anders gaan werken. Bij bedrijven waar vroeger twintig secretaresses rondliepen, hebben ze er nu misschien nog maar twee.’’

Quote

De term secretares­se gebruiken we allang niet meer. Dat is ouwe meuk. Het is allang hetzelfde werk niet meer

Fons Scheltema, Assistant2

Overbodig

Secretaresse is door het UWV officieel bestempeld als uitstervend beroep. ,,Toen ik begon in deze branche, rond 1985, waren er nog 250.000 banen in te vullen. Na de crisis liep dat terug naar 120.000, personeel is een enorme kostenpost en de secretaresse is de eerste die wordt gezien als overbodig. De verwachting is dat er in 2025 nog maar 60.000 ondersteuners nodig zijn.’’

Maar er is zeker nog hoop voor de assistent. In de overgebleven functie maak je jezelf onmisbaarder dan ooit. ,,Alles moet tegenwoordig snel en efficiënt op het werk. Als de manager nog onderweg is, moet de assistent het werk in kunnen schatten en eventueel al wat voor kunnen bereiden.’’

Proactief

Ingrid Geul, voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners (NVD), werkt als zelfstandige binnen de branche en wordt door werkgevers ingeschakeld om het functioneren van hun secretariaat te verbeteren. Ze ziet dat sommige assistenten nog wat durf missen. ,,Je moet proactief zijn, je ideeën en suggesties naar voren durven brengen. Dat kan lastig zijn, zeker als je voor een dominant iemand werkt. Je moet van goede huize komen wil je dan opstaan en zeggen dat het ook efficiënter kan.’’ De moeite is het waarschijnlijk wel waard. ,,Een assistent die meedenkt en je vraag al beantwoordt voor je er zelf op komt, dat is voor een manager een geschenk. Dan ben je niet alleen een uitvoerend instrument, maar wordt het echt een samenwerking.’’

Quote

Een assistent die meedenkt en je vraag al beant­woordt voor je er zelf op komt, dat is voor een manager een geschenk

Ingrid Geul, Coach assistenten en voorzitter Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses

Om die samenwerking te laten slagen, moet je wel wat in je mars hebben. Werkgevers zijn veeleisender geworden. Scheltema: ,,Vroeger kwam je er wel met een mulo- of mbo4-opleiding, maar dat is nu lang niet genoeg. Werkgevers vragen vaak minimaal hbo-niveau, soms hebben ze nog liever wo-niveau.’’

De NVD herkent ook de grotere vraag naar HBO-ers. Geul: ,,Maar WO’ers doen het in dit vak minder goed, hebben we gemerkt. Zij zijn misschien goed in het adviseren en meedenken, maar zijn minder praktisch ingesteld. Dat heb je bij dit werk wel nodig. Bij onze leden , zo'n 600, zit er nu misschien één met een WO-achtergrond. Het overgrote deel is HBO’er.’’

Een hoge opleiding alleen maakt je niet per se geschikt voor een ondersteunende functie. Scheltema: ,,Met al die kennis moet je wel tweede viool willen spelen achter de manager. Dat moet bij je persoonlijkheid passen.’’ Een goede assistent is digitaal zeer vaardig en een ware taskmaster, maar dat is niet alles. ,,De soft skills zijn minstens zo belangrijk. Je moet ook empathisch, behulpzaam en communicatief vaardig zijn.’’

Salarissen

De uitbreiding van het takenpakket en de grotere verantwoordelijkheid ziet ondersteunend personeel alleen nog niet uitbetaald op hun salarisstrook, constateert Geul. Uit een mini-enquête onder de bestuursleden en regioteamleden van de NVD blijkt dat veel werkgevers wel hbo-niveau eisen, maar dat de salarissen daarmee niet zijn gestegen. ,,Het is een onderbuikgevoel dat velen van ons al langer hadden maar waar we nu bevestiging voor hebben. Of dit voor al onze leden geldt, willen we binnenkort onderzoeken.’’

Assistenten moeten volgens Geul goed waken over hun eigen carrièremogelijkheden. ,,In dit onderzoek zien we ook dat mensen die zich bij laten scholen daarna vaker op een salarisverhoging kunnen rekenen.’’ Jezelf blijven ontwikkelen is dus slim. ,,Als ondersteuner ben je ongeveer de laatste die op cursus gestuurd wordt. Ze willen je niet missen. Begrijpelijk, maar ik zou er toch op aansturen.’’

‘Als het moet sta ik dag en nacht klaar voor mijn manager’

Annette van den Berg (63)
Managementassistent bij de gemeente Westland

Annette van den Berg zit inmiddels 40 jaar in het secretaressevak, dat ze drastisch heeft zien veranderen. ,,Ik ben ooit begonnen in de typekamer. Ik maakte kopietjes en haalde koffie.’’ Vijfentwintig jaar werkte ze als managementassistent bij het Rotterdamse Ahoy. ,,Daar begon het werk voor mij te veranderen. De manager daar vond dat ik wel wat meer moest gaan doen. Hij stuurde me naar ‘een echte opleiding’, zoals hij het zelf noemde. Dat vond ik geen enkel probleem. Graag zelfs. Ik was ambitieus – dat ben ik nog steeds.’’

Als assistent is ze een verlengstuk van de manager. ,,De essentie is dat jij hem of haar laat floreren. Je neemt de stukken voor de vergadering alvast door en haalt de highlights eruit. En je beheert de agenda en de mailbox. Dan heeft hij of zij geen 600 mailtjes meer om door te ploegen en worden er geen belangrijke zaken gemist.’’

In haar huidige functie bij de gemeente Westland is ze ook gedeeltelijk coördinator van het bestuurs- en managementondersteuningsteam. ,,Dat zijn tweeëntwintig jongedames. Ik herken veel van mezelf in hen. Ze zijn allemaal ook ambitieus en zuigen alles op wat ik hen vertel.’’

Annette staat hen graag bij. ,,Ik heb een brok ervaring én ik ben altijd blijven leren. Mij hoef je niet uit te leggen hoe Outlook en Excel werken. Dat verbaast hen weleens. Maar bijblijven hoort voor mij bij de baan. Hoe kan ik die goeie man of vrouw ondersteunen als ik niet eens weet waar het over gaat?’’

Annette vindt het geen probleem om in de schaduw van een manager te moeten staan. ,,Ik zie het meer als lid zijn van een team. We doen het samen. Ik wil graag iemand helpen en begrijpen, dat zit in mijn aard. Als het moet sta ik dag en nacht klaar voor mijn manager.’’

Ook na veertig jaar denkt ze nog niet aan stoppen. ,,Of ik het niet zwaar vind? Ben je gek. Ik vind dit werk heerlijk om te doen, en ik blijf er jong bij. Ik wil in ieder geval door tot mijn 67ste. Misschien nog wel langer, als ze me willen hebben.’’

(De tekst gaat verder onder de foto.)

Volledig scherm
Annette van den Berg zit al veertig jaar in het secretaressevak. © Privéarchief

‘Koffie halen doe ik als ik het zelf wil, niet omdat het in mijn functieomschrijving staat’

Merel Eeken (28)
Projectmanagementondersteuner bij de gemeente Rotterdam

Merel Eeken (28) werkt sinds maart assistent bij de gemeente Rotterdam. ,,Ik ben projectmanagementondersteuner. Het is heel resultaatgericht werk. Je werkt echt met elkaar ergens naartoe.’’ Merel is nieuw in het ondersteunersvak. ,,Hiervoor werkte ik in de kinderopvang, iets totaal anders. Begrijp me niet verkeerd, ik ben nog steeds dol op kinderen, maar ik haalde daar geen voldoening meer uit. Naast pedagogiek heb ik ook officemanagement gestudeerd, en ik besloot dat ik daar iets mee wilde doen.’’

In haar huidige baan kan ze wel haar ei kwijt. ,,Dit werk past veel beter bij me. Ik ben heel erg van het organiseren en het regelen. Ik ben best perfectionistisch en heb ik dit werk de vrijheid om dingen te doen zoals ik denk dat het het meest efficiënt is.’’

Wat maakt volgens Merel een goede assistent? ,,Je moet overzicht kunnen houden, geordend zijn en er plezier aan beleven om dingen te regelen. Dat vind ik er zelf ook het leukst aan, taken afstrepen van je lijstje en, hup, weer door naar het volgende.’’

Merel wil zich blijven ontwikkelen. ,,Ik vind dit voor nu superleuk werk, maar over tien jaar zie ik mezelf niet nog steeds hetzelfde doen. Ik vind het belangrijk om door te blijven groeien, maar ook daar krijg ik hier gelegenheid voor.’’

Dat ze ooit in een ondersteunende rol zou werken, had ze niet verwacht. ,,Ik had het beeld van een secretaresse voor me wat denk ik veel mensen hebben. Kopietjes maken en koffie halen, niet heel erg uitdagend. Maar zo is dit werk helemaal niet. Ja, natuurlijk haal ik weleens koffie, als er gasten van buiten komen bijvoorbeeld. Maar dat doe ik omdat ik het zelf wil, niet omdat het in mijn functieomschrijving staat.’’

Volledig scherm
Merel Eeken werkt sinds een paar maanden als projectmanagementondersteuner. © Privéarchief

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!