Nooit CC’en en altijd even nalezen: met deze tips e-mail je als een prof
WerkvragenJe weg vinden op de arbeidsmarkt kan best lastig zijn. Om je een handje te helpen, beantwoorden experts hier wekelijks een veelgestelde vraag over werk. Vandaag: ‘Professioneel e-mailen, hoe hoort dat eigenlijk?’
E-mail, met al dat thuiswerken en nul fysiek contact met collega’s en klanten kunnen we er nu helemaal niet meer omheen. Maar hoeveel berichten je ook op een dag moet typen, pas op voor gemakzucht, zegt Martijn Jacobs van LVE Communicatie. ,,Een mail met alleen ‘zie bijlage’? Je gooit toch ook geen fysiek rapport op iemands bureau zonder iets te zeggen?’’ Hij ontwikkelde de training Zakelijk mailen. ,,Brieven schrijven leer je op school, zakelijk bellen of mailen niet. Maar elke minuut die jij níet in een mail steekt, moet de lezer extra uittrekken.’’
Een mail met alleen ‘zie bijlage’? Je gooit toch ook geen fysiek rapport op iemands bureau zonder iets te zeggen?
,,We gooien maar wat op de computer’’, beaamt Lotte Gerestein, docent Zakelijk schrijven bij De Taaltrainer. Hoe kan dat beter? ,,Er is geen eenduidig stappenplan. Wel zijn er manieren om kritischer te zijn op je mailgedrag.’’
Met deze tips van Jacobs en Gerestein mail je voortaan als een professional:
1. 10-Secondenregel
Iemand moet je mail binnen tien seconden kunnen begrijpen, dat is de regel van Jacobs. ,,Het begint al bij de onderwerp-regel. ‘Actie: bel klant Y morgen’ of ‘Info: nieuwe werkwijze Skype’.’’
2. Begin op papier
Kost dit niet meer tijd? ,,Nee’’, zegt Gerestein. ,,Schrijf kort op een papiertje wat je wil bereiken. Is de boodschap helder, dan kun je makkelijker een inleiding en slot maken.’’
3. Doorstuuretiquette
Jacobs: ,,CC nooit. Stuur liever een aparte mail en geef aan wat je van de lezer verwacht.’’ Stuur je een onderzoek door? Schrijf erbij waarom. Jacobs: ,,Dat mag kort zijn. ‘Lees dit rapport om deze drie redenen’ of ‘Kijk naar pagina 13, 27 en 99’. Stuur niet hele mailconversaties door met de vraag of iemand even wil meelezen; geef een samenvatting.’’
4. Vraag of antwoord?
,,Mail je een vraag naar meerdere personen? Voorkom chaos en geef een lezersinstructie’’, adviseert Jacobs. Bijvoorbeeld: ‘Mail je antwoord voor het einde van de week naar de hele groep. Reageer tussendoor niet op elkaar. Ik vat de resultaten samen en mail ze voor de volgende vergadering.’ Geef je juist antwoorden, begin dan met een opsomming van de belangrijkste punten. ,,Verstop ze niet.’’
5. Formeel hoeft niet ingewikkeld te zijn
,,Dit is de grootste misvatting over formele taal’’, zegt Gerestein. ,,’Formeel’ betekent iets duidelijk brengen op een fijne manier. Zonder frustratie. Veel mensen denken dat formele taal passief moet zijn. Dus: ‘de betaling moet worden voldaan’, in plaats van: ‘jij moet betalen’. Maar in die eerste zin is het onduidelijk wie de actie uitvoert. Dat maakt hem lastiger te begrijpen. Gebruik ook geen ouderwetse uitdrukkingen, dit schept afstand.’’
6. Maak het persoonlijk
Mail is het visitekaartje van je organisatie. Jacobs geeft het voorbeeld van een woningcorporatie die huurders wil informeren over maatregelen tegen het coronavirus. ,,Als je alle huurders mailt met algemene regels voelt niemand zich aangesproken. En ze moeten puzzelen wat precies voor hun geldt.’’ Gerestein: ,,In veel mails staat vijf keer ‘ik’ en nooit ‘u’ of ‘je’. Spreek vanuit de lezer, niet vanuit jezelf.’’
In veel mails staat vijf keer ‘ik’ en nooit ‘u’ of ‘je’. Spreek vanuit de lezer, niet vanuit jezelf
7. Wacht even met verzenden
Gerestein raadt aan moeilijke mails nog een keer na te lezen. ,,Check op stijl, toon, zinsbouw, opbouw, doel en spelling. Schrap overbodige woorden of stukken. Laat je niet meeslepen door boosheid of frustratie.’’
Krijg je maar geen antwoord op je mails? Dit zijn de tips van coach Charlotte van ‘t Wout
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
PREMIUM
Student Annemarijn (20) krijgt eigen kledinglijn, slechts paar maanden na start van stage
Het gebeurt zelden dat een stagiair direct een eigen kledinglijn mag ontwerpen, maar Annemarijn Verboom kreeg het voor elkaar. Begin dit jaar klopte ze aan bij een Utrechts bedrijf voor een ‘oriëntatie op het werkveld’. Nu lanceert ze al een collectie t-shirts en sweaters met bijzondere prints. De jonge ontwerpster kijkt verder dan uiterlijk vertoon. Met haar kledij wil ze een boodschap geven. -
1 op de 5 werkenden voelt zich wel eens onveilig op de werkplek
Grensoverschrijdend gedrag, pesten en discriminatie zijn voor veel werkende Nederlanders nog steeds realiteit. Dat blijkt uit nieuw onderzoek naar sociale veiligheid op de werkvloer. Ook laten de cijfers zien dat niet alle werkgevers aandacht hebben voor het probleem of meldingen serieus nemen. -
Zo voorkom je een hoge telefoonrekening tijdens de vakantie
Niks zo vervelend als een gepeperde telefoonrekening op je mat, net als je thuiskomt van een ontspannende vakantie. Hoe zit het met je internetverbruik in het buitenland: moet je nou op je MB’s letten, of niet? -
PREMIUMmet video
Chronisch zieke Esmée Kroon (23) pleit voor betere bijstand
Mensen in de bijstand belonen in plaats van straffen als ze willen werken. Dat is waar Esmée Kroon (23) uit Rijsbergen zich hard voor maakt. Wegens chronische ziekte kan ze niet meer dan 15 uur per week werken. Dat zou ze dolgraag doen, maar de Nederlandse regelgeving zit haar in de weg. ,,Ik wil stoppen met overleven en gaan leven.” -
PREMIUM
Na je vijftigste op zoek naar een nieuwe baan: zo verging het Erik en Jan
Nederland telt een recordaantal openstaande vacatures, maar toch ervaren veel oudere werkzoekenden problemen bij het zoeken naar een nieuwe baan. Erik Kuiper en Jan Elzen moesten beiden opnieuw solliciteren na hun vijftigste. Dit zijn hun ervaringen.
-
werkvragen
Wil je minder uren werken maar sputtert de baas tegen? Zo regel je het toch
Je weg vinden op de arbeidsmarkt kan best lastig zijn. Om je een handje te helpen, beantwoorden experts hier wekelijks een veelgestelde vraag over werk. Vandaag: ‘Ik wil graag minder uren werken, maar denk dat mijn baas het niet ziet zitten. Hoe regel ik dit?’ -
werkvragen
Zo werk je samen met partner, vriend of familielid zonder elkaar de tent uit te knokken
Je weg vinden op de arbeidsmarkt kan best lastig zijn. Om je een handje te helpen, beantwoorden experts hier wekelijks een veelgestelde vraag over werk. Vandaag: ‘Samenwerken met een partner, goede vriend of familielid: hoe houd je de relatie goed?’ -
Mijn bevalling
Lisa (17) beviel plotseling: 'Bij de spoedpost zagen ze dat ik zwanger was én aan het bevallen’
Bevallen: vrouwen doen het al eeuwen en raken er nooit over uitgepraat. Bevallingen zijn prachtig, loodzwaar en veranderen je leven. In deze serie bevallingsverhalen creëren ouders openheid door het eerlijke verhaal van hun bevalling te delen. Lisa Kuijpers had op haar 17e een verrassingsbevalling: zij wist tot op het moment dat ze haar zoontje kreeg niet dat ze zwanger was.