Nooit CC’en en altijd even nalezen: met deze tips e-mail je als een prof

E-mail, met al dat thuiswerken en nul fysiek contact met collega’s en klanten kunnen we er nu helemaal niet meer omheen. Maar hoeveel berichten je ook op een dag moet typen, pas op voor gemakzucht, zegt Martijn Jacobs van LVE Communicatie. ,,Een mail met alleen ‘zie bijlage’? Je gooit toch ook geen fysiek rapport op iemands bureau zonder iets te zeggen?’’ Hij ontwikkelde de training Zakelijk mailen. ,,Brieven schrijven leer je op school, zakelijk bellen of mailen niet. Maar elke minuut die jij níet in een mail steekt, moet de lezer extra uittrekken.’’

,,We gooien maar wat op de computer’’, beaamt Lotte Gerestein, docent Zakelijk schrijven bij De Taaltrainer. Hoe kan dat beter? ,,Er is geen eenduidig stappenplan. Wel zijn er manieren om kritischer te zijn op je mailgedrag.’’

Met deze tips van Jacobs en Gerestein mail je voortaan als een professional:

1. 10-Secondenregel
Iemand moet je mail binnen tien seconden kunnen begrijpen, dat is de regel van Jacobs. ,,Het begint al bij de onderwerp-regel. ‘Actie: bel klant Y morgen’ of ‘Info: nieuwe werkwijze Skype’.’’

2. Begin op papier
Kost dit niet meer tijd? ,,Nee’’, zegt Gerestein. ,,Schrijf kort op een papiertje wat je wil bereiken. Is de boodschap helder, dan kun je makkelijker een inleiding en slot maken.’’

3. Doorstuuretiquette
Jacobs: ,,CC nooit. Stuur liever een aparte mail en geef aan wat je van de lezer verwacht.’’ Stuur je een onderzoek door? Schrijf erbij waarom. Jacobs: ,,Dat mag kort zijn. ‘Lees dit rapport om deze drie redenen’ of ‘Kijk naar pagina 13, 27 en 99’. Stuur niet hele mailconversaties door met de vraag of iemand even wil meelezen; geef een samenvatting.’’

4. Vraag of antwoord?
,,Mail je een vraag naar meerdere personen? Voorkom chaos en geef een lezersinstructie’’, adviseert Jacobs. Bijvoorbeeld: ‘Mail je antwoord voor het einde van de week naar de hele groep. Reageer tussendoor niet op elkaar. Ik vat de resultaten samen en mail ze voor de volgende vergadering.’ Geef je juist antwoorden, begin dan met een opsomming van de belangrijkste punten. ,,Verstop ze niet.’’

5. Formeel hoeft niet ingewikkeld te zijn
,,Dit is de grootste misvatting over formele taal’’, zegt Gerestein. ,,’Formeel’ betekent iets duidelijk brengen op een fijne manier. Zonder frustratie. Veel mensen denken dat formele taal passief moet zijn. Dus: ‘de betaling moet worden voldaan’, in plaats van: ‘jij moet betalen’. Maar in die eerste zin is het onduidelijk wie de actie uitvoert. Dat maakt hem lastiger te begrijpen. Gebruik ook geen ouderwetse uitdrukkingen, dit schept afstand.’’

6. Maak het persoonlijk
Mail is het visitekaartje van je organisatie. Jacobs geeft het voorbeeld van een woningcorporatie die huurders wil informeren over maatregelen tegen het coronavirus. ,,Als je alle huurders mailt met algemene regels voelt niemand zich aangesproken. En ze moeten puzzelen wat precies voor hun geldt.’’ Gerestein: ,,In veel mails staat vijf keer ‘ik’ en nooit ‘u’ of ‘je’. Spreek vanuit de lezer, niet vanuit jezelf.’’

7. Wacht even met verzenden
Gerestein raadt aan moeilijke mails nog een keer na te lezen. ,,Check op stijl, toon, zinsbouw, opbouw, doel en spelling. Schrap overbodige woorden of stukken. Laat je niet meeslepen door boosheid of frustratie.’’

Krijg je maar geen antwoord op je mails? Dit zijn de tips van coach Charlotte van ‘t Wout