Word jij ook overspoeld door e-mails? Zo kom je ervan af

De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) vroeg 500 Nederlanders die op kantoor werken naar hun aantal ontvangen e-mails en hoe ze daarmee omgaan. Het beantwoorden van al die mailtjes maakt werken er niet leuker op. 

Tweeëndertig procent van de ondervraagden geeft aan dat de grote e-mailstroom bij hen tot stress leidt. Die hoeveelheid stress neemt toe naarmate men meer tijd kwijt is aan het beantwoorden van e-mail: 53 procent van de ondervraagden die er dagelijks 2 uur of meer aan besteedt, zegt dat dit tot stress leidt. 11 procent ervaart zelfs veel stress.

Niet zo gek, gezien de hoeveelheid tijd die het verwerken van e-mails van de werkdag afhapt. Van de ondervraagden zegt 39 procent er 1 tot 2 uur per dag mee bezig te zijn. Een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. Leidinggevenden zijn meer tijd dan gemiddeld kwijt aan de e-mailstroom. Een kwart van hen ontvangt per dag 50 tot 100 nieuwe mailtjes.

Maar hoe lastig al die mailtjes ook zijn, 90 procent van de ondervraagden heeft de e-mailmeldingen gewoon aanstaan. Ook blijft de werk-inbox buiten kantooruren niet ongelezen. Een kwart van de ondervraagden ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend.

Hoe moeten we de stortvloed aan e-mail beteugelen? En hoe houden we onszelf tegen als we toch even onze inbox willen bekijken?

Kim Spinder, initiatiefnemer van de beweging ‘We quit mail’, organiseert aanstaande maandag het Nationale E-maildieet ter inspiratie. Een week lang proberen bedrijven uit hoe het is om minder snel naar mail te grijpen als communicatiemiddel. ,,Het is een beetje afkicken van het mailen. Met elkaar bekijk je hoeveel tijd je er normaal aan kwijt zou zijn’’, zegt Spinder.

Leuk hoor, minder e-mailen, maar die inbox blijft intussen vollopen. Hoe pakken we dit aan? ,,Dit is eigenlijk een inkopper, maar denk vooral bewust na: denk bij iedere e-mail, moet ik dit wel sturen? Voor elke e-mail krijg je er namelijk vaak weer twee terug. Voor je het weet, heb je twintig mailtjes heen en weer gestuurd. Dat kost enorm veel tijd.’’

Wie het toch wel spannend vindt, zo zonder mail, kan klein beginnen. ,,Bekijk je e-mail minder, bijvoorbeeld maximaal twee keer per dag. En begin je dag ook niet met het checken van je e-mail, dan ben je reactief aan het werken naar de plannen van een ander. Doe eerst de taken die je zelf wil doen, en begin dan pas aan je e-mail. Zet ook de e-mailnotificaties op je computer en telefoon uit, anders raak je alsnog afgeleid.’’

De ware durfal kan zichzelf een limiet opleggen. ,,Je kan met jezelf afspreken dat je bijvoorbeeld maar vijf e-mails per dag mag versturen. Dat is zo weinig, dat het je prikkelt goed na te denken over wat je echt moet versturen en wat niet.’’

Ook is het belangrijk dat er afspraken gemaakt worden over de communicatie binnen het bedrijf. ,,Wanneer iemand snel een reactie verwacht, maar jij minder probeert te mailen, kan dat onhandig zijn. Maak vooral afspraken met elkaar over wanneer je een antwoord kan verwachten, en wat je doet als het een spoedgeval is. Vaak kan je dan beter bellen of even langslopen.’’

Er zijn tegenwoordig ook goede alternatieven voor taken die nu door middel van e-mail afgehandeld worden. ,,Bekijk met elkaar waar je de mail het meest voor gebruikt. Deel je bijvoorbeeld vaak bestanden, dan kan dat handiger door bijvoorbeeld alles online beschikbaar te maken. Als je veel overlegt over de agenda, kan je Trello proberen. Daarmee kan iedereen activiteiten inplannen en afvinken zonder dat je elkaar steeds hoeft te vragen of iets al gedaan is. Ook dat scheelt een hoop mailtjes.’’ 

Bekijk ook onze videoserie De Succesminuut: Geen mail terug? Dat ligt aan jezelf

Wil je wekelijks de leukste artikelen op het gebied van werk en carrière ontvangen, abonneer je dan op onze nieuwsbrief!