Zo voer je nooit meer een saaie (online) vergadering
Werk aan jezelfDe echte vergadertijgers daargelaten, is niemand dol op meetings. Vaak duren ze te lang, zijn steeds dezelfde mensen aan het woord en wordt maar wat in het wilde weg gepraat zonder duidelijk doel. Kan dat nou niet beter? Jazeker wel, zegt vergaderexpert Rob de Haas. Vergaderen kan zelfs leuk zijn. En dit is het moment voor verandering.
Delen per e-mail
De helft van de meetings wordt niet naar tevredenheid afgerond, terwijl we een groot deel van onze werktijd besteden aan vergaderen. De percentages in onderzoeken lopen uiteen van 25 tot 70 procent (!). Daar gaat duidelijk iets mis. We verdoen kostbare tijd met iets dat in veel gevallen niet het gewenste resultaat oplevert. En minstens zo ernstig is dat we het vaak niet plezierig vinden, zegt vergaderexpert Rob de Haas, van wie deze week de Praktijkgids online vergaderen verschijnt. Maar het kan wel degelijk, plezier hebben in een meeting. āVergaderen zou fantastisch moeten zijn!ā
Roepende in de woestijn
Toch nemen we vergaderen al jaren voor lief, als een noodzakelijk kwaad dat er nu eenmaal bij hoort. De Haas voelde zich naar eigen zeggen lang een roepende in de woestijn. āDe urgentie om effectiever en plezieriger te vergaderen was er nauwelijks.ā Maar nu we bijna allemaal thuiswerken, zien we volgens hem ineens hoe slordig we eigenlijk vergaderen en krijgen we er last van. āDit is een fantastisch moment om te breken met die oude vergadertradities. Dat oude gedrag naar het scherm kopiĆ«ren is een snelweg naar uitputting en irritatie.ā
Dit is een fantastisch moment om te breken met die oude vergadertradities
Zo is een monoloog van een half uur afsteken normaal al een beproeving voor je collegaās; online werkt het al helemaal niet. Dat komt door het gebrek aan non-verbale communicatie. Oogcontact is lastig en gebaren zijn amper te zien, waardoor je publiek heel geconcentreerd moet luisteren, wat veel meer inspanning vergt. Hoe het dan wel moet, online en straks weer offline? Vijf tips.
1. Spreek vooraf etiquetteregels af
Vooral online zie je dat mensen er verschillende ideeĆ«n op nahouden over wat wel en niet kan, zegt De Haas. āIs het okĆ© om in je badjas voor het scherm te zitten? Mag je even weglopen om koffie te zetten? De ƩƩn denkt: moet kunnen, de ander denkt: dit kan toch niet wƔƔr zijn? Om irritaties te voorkomen, kun je daar het beste afspraken over maken.ā
2. Zorg voor een helder doel
āMidgetgolfen zonder putje is niet leuk: we missen een doel. Zorg dat je vooraf duidelijk hebt wat je met een bespreking wilt realiseren en maak dat kenbaar. De meest gemaakte fout is dat we gewoon maar gaan zitten ouwehoeren zonder agenda. Betaald borrelen noem ik dat. Wil je dat er een probleem wordt opgelost, iets beoordelen of evalueren? IdeeĆ«n genereren? Vergaderen om te vergaderen vreet energie, daar moeten we echt vanaf.ā
De tekst gaat verder onder de opleidingstool.
3. Vergader niet langer dan drie kwartier aaneengesloten
Online vergaderen is vermoeiender dan offline, zoals we eerder aanstipten. Drie kwartier is volgens De Haas echt de max. āEn als er eentje alleen maar aan het zenden is, houden we dat nog geen kwartier vol.ā Strek na die drie kwartier even de benen, laat de hond uit. Zorg altijd voor een buffertijd zodat je niet van de ene meeting in de andere rolt zonder tijd om op adem te komen. āAnders maken we elkaar volledig gek.ā
4. Houd de groepsgrootte beperkt
Streef naar een maximale groepsgrootte van vijf tot zeven mensen. āDan kun je ƩƩn gesprek voeren, als de groep groter is laten we ons afleiden.ā En is de groep behapbaar, blijf dan van de mute-knop af en doe echt mee. āHet is de bedoeling dat je rijker uit een meeting komt dan dat je erin gaat.ā
Zonder rolverdeling en een goed beeld van wat je wilt bereiken, geef je een vrijbrief aan de praatgrage types en de dominanten
5. Zorg voor een goede rolverdeling
We moeten af van het hardnekkige misverstand dat als we de juiste mensen bij elkaar zetten, het vanzelf goedkomt, zegt De Haas. āDat bestrijd ik. Zonder rolverdeling en een goed beeld van wat je wilt bereiken geef je een vrijbrief aan de praatgrage types en de dominanten. Bespreek vooraf wie vanuit welke rol deelneemt en werk met tijdblokken, dat geeft structuur aan de bespreking.ā
In de Succesminuut deelt coach Charlotte van āt Wout haar beste tips voor een productievere Ć©n leukere werkdag:
Een training volgen zonder de deur uit te hoeven? Bekijk hier het volledige online aanbod van Intermediair
Bekijk de videoās van AD Werkt in onderstaande playlist:
Gratis onbeperkt toegang tot Showbytes? Dat kan!
Log in of maak een account aan en mis niks meer van de sterren.Lees Meer
-
PREMIUM
Een winkel sluiten, een andere openen, Dylan (20) deed het allebei tijdens de pandemie: āIk moest vooruitā
Ondanks de pandemie zijn vorig jaar meer mensen een bedrijf begonnen dan in 2019, blijkt uit cijfers van de Kamer van Koophandel. Tegelijkertijd stopten ook meer ondernemers ermee. Dylan de Ruiter (20) maakte beide mee. -
Bas gaat viraal na faillissement van zijn bedrijf: āMaar met likes kan ik geen brood kopenā
Begin 2020 was het grote succes niet ver weg voor het bedrijf van Bas, tot er in maart een probleem opdoemde: corona. Na er werkelijk alles aan gedaan te hebben om het hoofd boven water te houden, zat er in december voor Bas niets anders op dan het bedrijf failliet te verklaren. Nadat hij het nieuws deelt op LinkedIn, verbluft hij duizenden mensen met zijn positiviteit. ,,Ik geloof in vallen en opstaan. Morgen is er weer een mooie dag.āā -
PREMIUM
Boerin kan na ongeluk niet meer melken, maar verzekeraar wil niet betalen
Het boerenbedrijf van een echtpaar uit Markelo kan niet verder als verzekeraar UnivĆ© niet op zeer korte termijn over de brug komt met een tweede voorschot op schade die de vrouw leed door een auto-ongeluk. āUnivĆ© lijkt Trump welā, zei advocaat Bertil Morsink van de vrouw. -
Collega langdurig afwezig: mag je werkgever jou 'zomaar' extra werk opleggen?
Help! Je collega heeft zich ziek gemeld en komt voorlopig niet terug. Terwijl het werk zich alleen maar verder opstapelt. Maar mag een werkgever het resterende personeel eigenlijk wel opzadelen met taken van een collega die voor lange tijd afwezig is? En hoe zit dat eigenlijk bij zwangerschapsverlof en een sabbatical? -
Waarom het zo lekker is om een ander de schuld te geven
Gedragspsycholoog Chantal van der Leest bekijkt onze gedragingen op de werkvloer: wie of wat bepaalt onze dagelijkse beslissingen? Vandaag: de self-serving bias
-
Werk aan jezelf
Zo geef je feedback waar je collega wƩl iets aan heeft
Feedback ā lees: kritiek ā ontvangen vinden veel mensen lastig. Maar ook feedback gĆ©ven is een kunst, weet Beatrice van der Heijden, hoogleraar strategisch HRM aan de Radboud Universiteit. Acht tips om het goed en constructief te doen. -
PREMIUMdupe partnertoets
Pascalle mag nergens meer knippen, maar op steun hoeft ze niet te rekenen
Ze had zich het jubileum wel anders voorgesteld. Pascalle Thüss uit Hengelo komt al 25 jaar bij de mensen thuis, voor een knipbeurt of haarspoelinkje. Nu zit ze thuis, duimen te draaien. Op steun vanuit een van de regelingen van het Rijk hoeft ze niet te rekenen. De partnertoets nekt haar. -
Werk aan jezelf
Keuzestress? Vijf tips om besluitvaardiger te worden
We leven in een maatschappij waarin succes maakbaar heet te zijn. Ben je niet succesvol? Eigen schuld, verkeerde afslag genomen. Geen wonder dat veel mensen moeite hebben met het doorhakken van knopen. Maar er is wat aan te doen.