Archiefbeheer Brummen, Lochem en Zutphen blijft bij het Regionaal Archief Zutphen

De gemeente Brummen, Lochem en Zutphen werken sinds 2000 nauw samen op het gebied van archiefbeheer. Vanaf 2007 gebeurt dat onder de naam Regionaal Archief Zutphen (RAZ). Het RAZ verzorgt het archiefbeheer voor deze drie gemeenten die samen 100.000 inwoners hebben.

Bij het RAZ wordt naast het beheer en behoud van de archieven ook de dienstverlening en de inspectie op de lopende administraties in de gemeentehuizen geregeld. Een flinke klus waarbij nog genoeg uitdaging ligt op het gebied van de digitalisering.

Die lijkt een stuk lastiger dan de archivering van papieren stukken. Zo moet er gekeken worden naar privacybescherming, de kosten voor de toenemende dataopslag en of bestanden over 30 jaar nog leesbaar zijn.

Als oplossing voor de opslag heeft het RAZ enkele jaren geleden al, samen met de gemeente Lochem, een elektronisch depot ontwikkeld. Dit depot was dringend nodig om de gedigitaliseerde bouwdossiers op te slaan.

Inwoners en ambtenaren kunnen sindsdien via het e-loket digitaal historische bouwvergunningen en vergunningen in Zutphen en Brummen opvragen. De papieren dossiers met bouwtekeningen en een omvang van bijna 400 strekkende meter zijn na de digitalisering vernietigd.

Volgens locoburgemeester Sjoerd Wannet van de gemeente Zutphen is het elektrische depot een groot succes en het e-loket hét voorbeeld van de samenwerking tussen het RAZ en de aangesloten gemeenten. De verlenging was dan ook vanzelfsprekend.